Folge #024 – Pressekonferenzen

Wenn man eine neue Attraktion eröffnet oder ein Event feiert hat man häufig Pressekonferenzen, um diese Neuheiten mit der Presse zu teilen. Was häufig unterschätzt wird ist die Wirkung solcher Pressekonferenzen. Denn leider haben solche Events immer wieder einen behördlichen Charakter. Es gibt Schnittchen, warmen Filterkaffee und einen Flyer mit Informationen. Wir wollen uns aber auch mal anschauen was man neben der gewöhnlichen Pressekonferenz anstellen kann, um daraus ein Erlebnis zu machen.

Was ist eine Pressekonferenz?

Im Endeffekt ist die Pressekonferenz die persönliche und interaktive Variante einer Pressemitteilung. Die Pressekonferenz dient dazu wichtige Informationen, die Marketing Message, nach draußen zu bringen damit Reporter und Blogger etwas zum arbeiten haben und Beiträge erstellt werden können. Häufig dienen solche Veranstaltungen auch für Fotoshootings, damit es schöne Pressebilder gibt.

Eine solche Veranstaltung benötigt viel Vorbereitung, viel Zeit und einen gut geschriebenen Ablaufplan. Das größte Problem bei solchen Pressekonferenzen ist, dass man häufig unterschätzt wie viel Arbeit drin steckt. Auch muss man dran denken welche Mitarbeiter involviert werden müssen oder welche Abteilungen darüber informiert werden müssen. Daher ist hier, wie bei den meisten Dingen in der Arbeitswelt, eine gute Vorbereitung sehr wichtig.

Das Erlebnis für die Presse

Bevor die eigentliche Veranstaltung beginnt werden erst mal Einladungen an alle Gäste verschickt. Gäste heißt hierbei nicht nur die klassischen Vertreter der Presse (Radio, Zeitung, TV), sondern auch neue Medien mit einzuladen, wie zum Beispiel Blogger, Influencer und ähnliche. Diese Einladungen sind heutzutage in der schnellen digitalen Welt eine einfache E-Mail, weil es vor allem auch Zeit und Geld spart. Aber hier kann man kreativer arbeiten und kann neben einer persönlichen Einladung auch etwas unerwartetes verschicken. Die Universal Studios haben zum Beispiel für das Halloween Event thematisch passende Einladungen verschickt. Dabei hat man darauf verzichtet einen förmlichen Brief zu schreiben, sondern hat kleine Pakete geschnürt. So gab es zum Beispiel für das Event mit dem Hauptthema „Bloody Mary“ ein kleines Paket mit einem zerbrochenen Spiegel drin und auf der Rückseite war in roter Schrift Bloody Mary geschrieben. An dieser Stelle dürfte die Aufmerksamkeit des eingeladenen sehr hoch gewesen sein. Jedoch sollte man natürlich dabei bedenken dass dies eine Kostenfrage ist und man sich das bei einer größeren Gästeliste nicht unbedingt leisten kann (je nach Budget, je nach Attraktion).

Am Tag des Events selber gibt es eine Akkreditierung, eine Art Empfang an dem sich die eingeladenen Gäste zuvor registrieren können. Dies ist wichtig um nachverfolgen zu können wer das Event tatsächlich besucht hat, wo man eventuell noch im Nachgang etwas nachschicken oder Gäste zum nächsten Event einladen kann. Der Empfang ist in der Regel eher förmlich, ein einfacher Tisch mit einem Mitarbeiter in Uniform ist in der Regel das klassische Bild was einen erwartet. Hier sollte man Funktion definitiv vor Erlebnis stellen, da die eingeladenen Gäste zur Pressekonferenz schnellstmöglich zu ihrem Sitzplatz oder zum Veranstaltungsort geführt werden möchten. Nichts desto trotz sollte dieser Bereich ordentlich, einladend und qualitativ hochwertig aussehen.

Die Pressekonferenz selbst ist wie erwähnt eine persönliche Variante der Presse Mitteilung. Betreiber, Kooperationspartner oder externe Mitarbeiter sitzen hier den Gästen gegenüber und stellen die neue Attraktion/das Event zum Beispiel vor. Um diesen Teil mehr Leben einzuhauchen ist hier der Einsatz eines Moderators zu empfehlen, der durch diesen Teil führt und stellvertretend für die Gäste schon einige Fragen an die Betreiber stellen kann. Der Moderator hat zusätzlich die Funktion den Zeitablauf im Auge zu behalten, so dass es hier keine Verzögerung gibt. Am Ende eines solchen Events gibt es eine Frage Runde, an dem die eingeladenen Gäste ihre Fragen an die Leute an die Mitarbeiter stellen können. Auch hier sollte man ein gewisses Zeitfenster im Auge behalten, damit der Ablauf nicht gestört wird.

In der Regel ist danach die offizielle Pressekonferenz beendet. Pressevertreter von klassischen Medien nutzen oft die Zeit nach der Pressekonferenz um ihre Berichte zu erstellen und diese an die Redaktion zu schicken. Je nachdem was der Grund für diese Pressekonferenz gewesen ist kann man aber auch den Teil nach der Pressekonferenz nutzen, um die zum Beispiel neue Attraktion gemeinsam zu nutzen.

Viele Parks haben sich von der klassischen Pressekonferenz mittlerweile distanziert und sind dazu hinüber gegangen größere Events draus zu machen. Der Europa Park zum Beispiel hat bei seinen Pressekonferenzen immer ein großes Aufgebot an Gesprächspartnern, Entertainern und eine kulinarische Auswahl für die Gäste. Aber auch in einem kleinen Rahmen kann an seine Pressekonferenz so gestalten dass es ein großes Erlebnis wird. Wenn es zum Beispiel darum geht eine neue Attraktion zu eröffnen, ist es sinnvoll die Thematik/die Geschichte der Attraktion mit als Teil der Pressekonferenz zu nehmen. Der Movie Park zum Beispiel hat dies bei der Eröffnung der Van Helsing Factory genutzt und hat direkt vor der Attraktion eine kleine Stunt Show aufgeführt. Klar, wenn man die Ressourcen hat ist dies möglich. Der wichtige Faktor ist hier jedoch dass man das Storytelling gezielt einsetzt und so nutzt, dass man auch gute Fotos am Ende von der Presse bekommt. Dies kann auch zusätzlich von einem prominenten Gast unterstützen werden, der quasi als Pate für die neue Attraktion oder das Event steht. Dies gibt ebenfalls gute Fotos und auch schöne O-Töne die sich nachträglich einarbeiten lassen in der Presse und in den eigenen Social Media Kanälen.

Es ist also durchaus möglich eine Pressekonferenz spannend und unterhaltsam zu gestalten. Wie auch schon erwähnt ist hier Vorbereitung die halbe Miete. Habt einen Ablaufplan, einen Zeitplan und verteilt die Aufgaben an alle benötigten Abteilungen und Mitarbeiter damit das Event so reibungslos wie möglich läuft.

Dies ist nur ein kleiner Abriss zum Thema Pressekonferenzen. In den Shownotes unten findet ihr die Video Links zu den in der Folge erwähnen Pressekonferenzen, die man sich auf jeden Fall anschauen sollte. Viel Spaß mit der neuen Folge!

Zur Folge

Shownotes:

Voletarium

Halloween Horror Nights 18

Van Helsings Factory

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